How to Archive email in Outlook 2010(chn)
Written by Administrator   
Monday, 21 October 2013

为何需要存档?

 

 

随着您不断创建和接收项目,您的 Microsoft Outlook 邮箱会逐渐增大。若要管理邮箱中或所用邮件服务器上的空间,您可以将很重要但很少使用的旧项目移到存档位置。此存储过程使用自动存档功能自动执行,但是您可以自定义大部分默认设置。

 

存档都放在哪?

 

 

存档文件是个人文件夹文件 (.pst),这是一种特殊类型的数据文件。首次运行自动存档时,Outlook 会在下列位置自动创建存档文件:

l   Windows 7     C:\Users\您的用户名\Documents\ Outlook Files\Archive.pst

l   Windows Vista     C:\Users\您的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

l   Windows XP     C:\Documents and Settings\您的用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

 

如何创建存档?

 

Outlook 2010没有存档文件,默认情况下,用户必须手动进行创建。一旦创建此文件,您将需要检查自动存档设置,请参阅默认设置是否满足您的需要。

1.     打开 Outlook

2.     选择:文件>信息>清理工具(邮箱清除)。

3.     单击下拉列表框中的归档文件

4.     在打开窗口中您可以更改的设置存档:

 

“存档”对话框

o    所有文件夹和子文件夹。

o    单个文件夹及所有子文件夹。

o    Outlook 设置为在指定日期之前对所有内容进行存档。

5.     单击确定和存档文件并将其连接到 Outlook

6.     存档过程会使用您以前输入的设置。您选择的日期之前所收到的所有电子邮件将被移动到存档文件。名为 John Doe 的文件夹进行电子邮件存档时,名为 John Doe 的文件夹将存储在存档文件中。如果文件夹时间不早于存档时间,在满足条件之前该文件夹不会创建存档。

 

: 请记住存档存放路径并不要修改文件夹名,同时在重装系统前做好备份。



注:若要查看存档进程是否正在运行,查看 Outlook 屏幕的右下角。

 

 

 

如何设置自动运行存档?

 

 

设置存档和自动存档运行时间。

1.     请转到:文件>选项>高级

2.     向下滚动,直到您找到自动存档,然后单击自动存档设置。

3.     在您打开的窗口,可以设置以下选项。

 

自动存档设置框

o    运行自动存档每隔 XX 天。

o    运行自动存档前提示。

o    删除过期的项目 (仅限电子邮件文件夹)(此选项默认是关闭的,如选中将在过期后删除邮件)

o    存档或删除旧项目。(如你想设置或更改清选中此项,如未选,自动存档将按默认设置运行)

o    在文件夹列表中显示存档文件夹。

o    设置存档,以清除早于 XX 个月的电子邮件。

o    选择将旧电子邮件 (保留默认设置) 到存档文件夹。

o    永久删除就项目。(此项会删除任何过期项目, 不会移动或复制到存档中)

o    对所有文件夹应用这些设置(此项将应用自动存档的设置包括更改到所有文件夹)

 

 

如何打开存档文件?

 

 

为了使大部分的计算机资源,最好保留您存档文件已关闭并只需要时打开它。

1.     请转到:文件>打开>打开 Outlook 数据文件

 

2.     选择您要将其打开,然后单击确定的存档文件。存档文件将显示下方的常规电子邮件文件。

 

 

 

如何恢复邮件到我的主目录中?

 

打开存档文件中概述的步骤:如何打开存档文件?与您的正常电子邮件文件和打开的存档文件您可以随心所欲地拖放两者之间的电子邮件

Last Updated ( Wednesday, 18 June 2014 )